“以前查工龄、岗位变动记录要跑多个部门；现在登录智慧化职工档案管理系统，一键就能查询个人工作履历，省去纸质档案整理、查询、归档等繁琐流程，省时省力。”东海矿宣传部部长高助国说起智慧档案系统，感受颇深。

档案是企业发展的历史印记，也是服务职工、赋能管理的重要基石。近年来，鸡西矿业公司以智慧化职工档案管理系统建设为突破口，推动职工档案管理向全流程数字化、智能化转型。

作为拥有78年历史、在册职工2万余人的大型煤炭国企，档案存量大、年代跨度久。过去依赖人工整理、纸质存放、手工查阅等方式，存在库房占用大、效率低、易破损、共享不畅等难题。为破解瓶颈，该公司自2009年实现档案集中统一管理后，先后历经三次关键跨越：2019年完成2万余名职工、108万页电子档案集中入库；2023年底完成智能档案室全面改造，档案管理实现质的飞跃；系统后续持续优化升级、常态运维提质，始终走在企业数字化转型前沿。

该系统依托高速扫描与OCR识别技术，实现全部纸质档案数字化，可在线管理超1000万份档案资料，存储效率提升90%；以分布式云存储替代传统密集库房，节省物理空间超80%。智能检索引擎将查询时间从“小时级”压缩至“秒级”，轻点鼠标即可精准定位、一键查阅，告别翻箱倒柜的传统模式。

“以前查档案要在档案柜间来回找，集中办业务半天忙不完。现在一键检索，电子档案清晰完备，还能定位纸质档案位置，效率提高数倍，差错率明显下降。”城山矿档案管理员韩岩说。

该系统还具备智能预警与大数据分析功能，自动识别档案材料缺失、合同到期、证书有效期等信息并提前提醒，风控管理时效提升65%。通过分析职工职业轨迹、技能资质、岗位变动等数据，精准识别培训需求与成长短板，为人才选拔、培养、任用提供可靠支撑。同时，跨部门数据互联互通，实现“一键查看、零跑腿办理”，既提升职工满意度，又有效降低信访纠纷，维护职工合法权益，筑牢企业和谐根基。

退休办理是职工最为关心的业务之一。如今，退休待遇核验从过去15天压缩至2小时，系统自动匹配工龄、岗位等关键信息，档案调取效率提升90%，既精准保障职工权益，又减轻基层工作压力。刚办结退休手续的原杏花矿职工姜彭波感慨：“本以为办退休流程繁琐，等待周期长，没想到线上调档信息清晰完整，很快顺利办结，心里特别踏实。”

纸质退场，云端管档。智慧档案系统不仅重塑了管理方式，更为人力资源数字化转型树立了标杆。下一步，该公司人力资源部将持续优化系统功能、深化数据应用，以数字赋能人力资源管理，为企业安全高效发展和人才队伍建设提供坚实保障。